Algemene Voorwaarden

Algemene voorwaarden Virlis Studios

Laatste aanpassing: 17-03-2026

Artikel 1 | DEFINITIE

1. In deze voorwaarden wordt verstaan onder:
   1. Virlis Studios: Virlis Studios, gevestigd te Den Haag onder KvK nr. 99248956.
   2. Klant: Degene met wie Virlis Studios een overeenkomst is aangegaan.
   3. Project: De ontwikkeling van een volledige video/film, inclusief: concept, opnames, montage en feedbackrondes.

Artikel 2 | OFFERTE

1. Voor iedere opdracht wordt een offerte samengesteld waarin de opdracht wordt omschreven. Ook wordt vastgelegd hoe, wanneer en met wie de opdracht wordt uitgevoerd. Als van toepassing zal het offertebedrag zo veel mogelijk worden gespecificeerd en toegelicht.
2. Offertes zijn vrijblijvend voor Virlis Studios en voor de klant twee maanden geldig. 
3. Als een klant akkoord gaat met een offerte dient deze de opdracht te bevestigen middels een reply op de email met het offerte aanbod. Met het accepteren van de offerte verklaart de klant dat hij van de algemene voorwaarden kennis heeft genomen en dat hij akkoord gaat met deze algemene voorwaarden. 
4. Algemene voorwaarden van de klant worden niet aanvaard en worden hierbij voor zover nodig uitdrukkelijk door Virlis Studios van de hand gewezen.
5. Als in de offerte andere voorwaarden worden gesteld dan in deze algemene voorwaarden opgenomen. Dan vervallen de desbetreffende voorwaarden zoals in deze algemene voorwaarden opgenomen.

Artikel 3 | MEERWERK

1. Als een project zodanig verandert dat het de in de offerte beschreven arbeid overstijgt dan is er sprake van meerwerk. Hiervoor kunnen extra kosten in rekening worden gebracht. Mocht deze situatie zich voordoen dan zal Virlis Studios de klant tijdig inlichten.
2. Wijzigingen aan het eindproduct na de acceptatie zullen als nieuwe opdracht worden beschouwd en kunnen extra kosten met zich meebrengen.

Artikel 4 | MONTAGE

1. Om de montage qua tijd en kosten efficiënt te laten verlopen wordt een 3-versie methode aangehouden: 
   1. Versie 1: Deze eerste versie wordt zoveel mogelijk volgens het script gemaakt maar is nog niet tot in detail afgewerkt. De klant krijgt deze versie te zien en geeft feedback over de structurele en inhoudelijke keuzes.
   2. Versie 2: Aan de hand van de feedback wordt een nieuwe versie gemonteerd. Deze versie is tot in detail afgewerkt. De klant krijgt deze versie te zien en kan de editor van feedback voorzien, ditmaal over de details (timing, kleurbewerking, titels, transities et cetera). 
   3. Versie 3: Final. De editor past de montage n.a.v. de feedback aan en de productie is klaar. 
2. Als na versie 3 nog verdere aanpassingen gewenst zijn, dan kan dit als meerwerk in rekening worden gebracht. Previews mogen niet worden verspreid en moeten door een klein team worden bekeken wat van tevoren met Virlis Studios afgesproken is zoals aangegeven in de offerte. 

Artikel 5 | AUTEURS- EN GEBRUIKSRECHTEN

1. Alle door Virlis Studios geproduceerde documenten en materiaal, zowel digitaal als fiscaal, zijn eigendom van Virlis Studios en mogen niet verspreid worden zonder toestemming.
2. Virlis Studios mag alle zelfgeproduceerde projecten en documenten gebruiken voor alle doeleinden.
3. Als de klant de geldige factuur betaald heeft wordt deze klant eigenaar van het eindproduct. Virlis Studios behoud na de betaling nog steeds rechte om het eindproduct te gebruiken voor alle doeleinden, tenzij anders afgesproken is in de offerte. Zie ‘Artikel 2.5’.
4. Het eindproduct mag alleen ingezet worden door de klant zoals vermeld in de offerte en/of factuur. Het doorverkopen of ander extern gebruik is verboden,  tenzij anders afgesproken is in offerte en/of factuur.

Artikel 6 | PRIVACY & BEWAARTERMIJNEN

1. Projecten die afgerond zijn worden minimaal voor 2 jaar opgeslagen door Virlis Studios, na deze periode mag Virlis Studios deze verwijderen. 
   1. Indien een project verwijderd wordt, wordt dit gecommuniceerd met de klant. De klant heeft dan de mogelijkheid om de bewaartermijn te verlengen zoals vermeld wordt.
   2. Als een vaste overeenkomst gemaakt is van verwijder datum, dient Virlis Studios zich hieraan te houden.
2. Virlis Studios verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor zakelijke doeleinden en niet langer bewaard dan wettelijk is toegestaan of noodzakelijk is.
3. De volgende bewaartermijnen worden gehanteerd:
   1. Administratieve en fiscale gegevens: 
      1. 7 jaar voor algemene administratieve en fiscale documenten;
      2. 10 jaar voor administratie met betrekking tot onroerend goed en grensoverschrijdende btw-verplichtingen.
   2. Personeelsgegevens (na uitdiensttreding):
      1. 2 jaar voor personeelsdossiers;
      2. 5 jaar voor loonbelastingverklaringen en identiteitsbewijzen.
   3. Sollicitatiegegevens:
      1. 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure;
      2. Maximaal 1 jaar met schriftelijke toestemming van de sollicitant.
   4. Na afloop van de bewaartermijnen worden persoonsgegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

Artikel 7 | AANSPRAKELIJKHEID 

1. Virlis Studios is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van het verlies van materiaal, zowel fysiek als digitaal. Tenzij sprake is van opzet of grove nalatigheid.
2. Virlis Studios is nooit aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen of schade aan derden.
3. Virlis Studios is uitsluitend aansprakelijk voor enige schade die de klant lijdt als en voor zover die schade is veroorzaakt door opzet of grove nalatigheid.
4. Als Virlis Studios aansprakelijk is voor enige schade, is het slechts aansprakelijk voor directe schade die voortvloeit uit of verband houdt met de uitvoering van een overeenkomst tot een maximum van het in de offerte overeengekomen bedrag.

Artikel 8 | MUZIEKRECHTEN

1. Als gebruik wordt gemaakt van auteursrechtelijk beschermde muziek moeten de muziekrechten worden betaald aan de muziekaanbieder(s).
   1. De betaling komt te staan onder naam van de klant. Virlis Studios is niet aansprakelijk voor veranderingen van deze overeenkomst.
2. Deze kosten worden in de offerte opgenomen. Deze kosten kunnen in de uiteindelijke factuur hoger of lager uitvallen.
   1. Virlis Studios kan een schatting geven van de kosten. Deze geschatte kosten zijn niet bindend.
3. Als de video een Auteursrechtclaim ontvangt is Virlis Studios hier niet aansprakelijk voor. 

Artikel 9 | BETALING

1. De betalingstermijn bedraagt 30 dagen na factuurdatum.
2. Indien de klant niet tijdig betaalt, is hij/zij in verzuim:
   1. Bij consumenten: nadat de klant schriftelijk is aangemaand en een nadere betalingstermijn van 14 dagen is verstreken;
   2. Bij zakelijke klanten: van rechtswege na het verstrijken van de betalingstermijn.
3. Vanaf het moment van verzuim is de klant wettelijke rente verschuldigd over het openstaande bedrag (bij zakelijke klanten: de wettelijke handelsrente).
4. Daarnaast komen alle redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte (incassokosten) voor rekening van de klant, conform het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten.
5. Eventuele gerechtelijke kosten en executiekosten komen eveneens voor rekening van de klant.

Artikel 10 | TOEPASSELIJK RECHT

1. Op alle overeenkomsten tussen Virlis Studios en de klant is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing.
2. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Virlis Studios is gevestigd.